جدید! به مقاله گوش دهید
انتخاب راه حل مدیریت دارایی های دیجیتال (DAM) از دریایی از فروشندگان می تواند بسیار طاقت فرسا باشد. اما لازم نیست باشد. شما می توانید هرج و مرج را با یک فرایند درخواست ساده (RFP) روشن کنید.
برای شروع ، مهم است که RFP خود را از RFI (درخواست اطلاعات) یا RFQ (درخواست نقل قول) تشخیص دهید. RFI قبل از RFP آمده و آموزش می دهد ، در حالی که RFQ پس از RFP می آید و در گزینه های قیمت گذاری تحقیق می کند.
RFP شما بر چگونگی برآوردن نیازها و چالش های سازمان شما با چگونگی برآوردن راه حل نرم افزاری – در این مورد ، DAM – متمرکز است.
در اینجا یک تجزیه ساده از یک فرایند RFP برای استفاده با هر فروشنده DAM ، به علاوه از کجا شروع می شود و چه چیزی انتظار می رود.
فرایند RFP چگونه است؟
یک فرایند RFP به زمان و منابع نیاز دارد. برای جلوگیری از هدر رفتن هر یک از این موارد ، به روش RFP خود به شیوه ای نزدیک شوید. برای طراحی فرآیند نیازی به مشاور Lean Six Sigma ندارید. فقط باید مطمئن شوید که نه مرحله مهم را برنامه ریزی و اجرا می کنید:
- یک تیم ذینفع تشکیل دهید
- تعیین معیارهای ارزیابی
- RFP خود را بنویسید
- یک لیست کوتاه فروشنده ایجاد کنید
- برای فروشندگان RFP صادر کنید
- س questionsالات فروشندگان را بپذیرید
- دریافت و ارزیابی بسته های RFP
- برنامه های نمایشی را برنامه ریزی کنید
- فروشنده منتخب را اعلام کنید
اگر می خواهید به طور کامل به هر یک از این مراحل نگاه کنید ، می توانید این مقاله RFP عمیق را بخوانید.
اکنون که یک فرآیند ساده را برای دنبال کردن دارید ، بیایید به نحوه شروع کار و انتظارات در طول راه بپردازیم.
چگونه RFP خود را شروع کنیم
وقت آن است که انگشتان خود را روی کلیدها بگذارید و بنویسید. هیچ فرمول ایده آل برای نوشتن RFP وجود ندارد ، اما می توانید از بهترین شیوه ها (و این الگوی مفید RFP) برای اطمینان از جمع آوری اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری آگاهانه استفاده کنید.
در حین نوشتن ، به جای ساختن چک لیست ، روی جمع آوری سناریوها تمرکز کنید. داستانهای کاربر را در مورد مشکلاتی که باید در سازمان خود حل کنید ایجاد کنید. 3-5 داستان ارائه دهید که بزرگترین چالش هایی را که می خواهید یک سیستم DAM حل کند ، برجسته می کند. از آنجا ، فروشندگان شما می توانند توضیح دهند که ویژگی های آنها چگونه نیازهای شما را برآورده می کند.
با شرکای داخلی در بازاریابی ، خلاقیت ، ارتباطات ، فناوری اطلاعات ، ویدئو و دیگران تماس بگیرید تا مطمئن شوید که سناریوهای خود را بصورت جامع و دقیق ارائه کرده اید. به احتمال زیاد کسی قطعات حیاتی برای اضافه کردن دارد – حتی یک مورد کاملاً جدید – که می تواند به انتخاب راه حل DAM شما کمک کند.
همچنین زمان خود را صرف فکر کردن در مورد سناریوهای آینده کنید: سال آینده چه نوع DAM نیاز دارید؟ در پنج سال؟
به تحقیقات و بررسی های Gartner ، Forrester ، G2 Crowd و Capterra نگاه کنید تا ببینید دیگران برای نیازهای فعلی و آینده خود به چه سیستم هایی متکی هستند. اگر برنامه های رشد خود را در نظر بگیرید ، RFP شما را در سطح پیشرفت قرار می دهد و با پیشرفت کسب و کار خود موفق می شوید.
هنگامی که شروع خوبی در نوشتن RFP خود داشتید ، وقت آن است که آن را عملی کنید. در اینجا چند مورد رایج از بقیه مراحل RFP شما وجود دارد.
آنچه از فرایند RFP و فراتر از آن انتظار دارید
در ابتدای فرآیند RFP ، ناگزیر کسی می پرسد ، “آیا واقعاً ما نیاز به گذراندن همه اینها داریم؟” و صادقانه بگویم ، در واقع س goodال خوبی است. اگر پروژه شما کوچک است و به دنبال قابلیت های اولیه DAM هستید ، ممکن است نیازی به انجام RFP کامل نداشته باشید. وقتی از قبل با برخی از گزینه های DAM آشنا هستید ، می توانید چند مکالمه ساده فروشنده ، نسخه ی نمایشی و جلسه آزمایشی داشته باشید.
اما اگر روند RFP خود را ادامه دادید ، مطمئن شوید که یک جدول زمانی واقع بینانه برنامه ریزی کرده اید. شما باید با ذینفعان ملاقات کنید ، منتظر پاسخ فروشندگان باشید ، پیشنهادات را بررسی کنید و در حین کار RFP خود را اصلاح کنید. کل فرایند RFP حداقل هشت هفته طول می کشد – اغلب بیشتر.
فراتر از آن ، ‘مردم تمایل دارند یک نکته مهم را فراموش کنند: پایان یک فرایند موفق RFP با یک گام دیگر همراه است – مدیریت تغییر.
پس از انتخاب فروشنده جدید و اعلام شریک DAM خود ، باید راه حل جدید DAM را به شرکت خود معرفی کنید. برای آن زمان برنامه ریزی کنید و اهداف را به طور کامل با تیم های مناسب در ارتباط پیش ببرید.
جعبه ابزار ارزیابی DAM
مهم نیست کجا در فرایند RFP هستید ، هنگام ارزیابی راه حل های احتمالی DAM خود ، داشتن کمک متخصص مفید است. آیا همه چالش هایی را که می خواهید پلت فرم DAM آنها را حل کند ، پوشش داده اید؟ آیا می دانید یک سیستم DAM چگونه در اکوسیستم فناوری شما قرار می گیرد؟
در اینجا برخی از راهنمایی های شما برای پاسخگویی به این س questionsالات آمده است: کافی است مجموعه ابزارهای ارزیابی DAM را بارگیری کنید تا الگوها ، نکات و تمریناتی را بیابید که به شما کمک می کند تا یک فرآیند RFP جامع ایجاد کنید و پلت فرم DAM بعدی خود را بیابید.