جدید! به مقاله گوش دهید
کار منعطف خیلی قبل از همه گیری عادی بود. در واقع، بخش عمده ای از حرفه من در صنعت همکاری ویدئویی ترکیبی بوده است.
اولین تجربه من با کار از خانه در سال 2007 بود، زمانی که Codian، شرکتی که من بخشی از آن بودم، توسط شرکت دیگری به نام Tandberg خریداری شد. در آن زمان، این انتخاب به من داده شد که به مقر جدید نقل مکان کنم یا کارم را از راه دور انجام دهم. من دومی را انتخاب کردم، و به این ترتیب منحنی یادگیری شدیدی را شروع کردم، زیرا راه‌هایی را برای اتصال به هم تیمی‌های مستقر در دفترم از دفتر خانه‌ام آزمایش می‌کردم.
برای کمک به من، دستگاه‌های ویدئوکنفرانسی داشتم که برای روزشان پیشرفته بودند. و با این حال، اغلب احساس می‌کردم مگسی روی دیوار است، یک قدم از عمل فاصله دارد.
من هنوز به یاد می‌آورم که باید هر زمان که چیزی برای مشارکت داشتم، برای جلب توجه هم تیمی‌هایم روی صفحه دست تکان می‌دادم. اگر می‌خواستم احساس کنم که روی میز نشسته‌ام، باید فعال و پیگیر باشم و باید این انرژی را در تمام طول سال حفظ کنم.
1. سعی کنید حداقل یک بار با همه هم تیمی های خود به صورت حضوری ملاقات کنید
اوایل متوجه شدم که باید هر زمان که هم تیمی ها یا مشتریان جدیدی وارد دفتر می شوند، شخصاً به دفتر مراجعه کنم. زمانی که در زندگی واقعی همدیگر را ملاقات کردیم، می‌توانیم آن روابط را از راه دور از طریق ویدئو تقویت کنیم.
اما برای شروع کار با افراد جدید، مکالمه باید جریان داشته باشد و در آن زمان هنوز شکاف بزرگی بین کارگران از راه دور و غیرحضوری وجود داشت.
امروزه شرایط برای کارگران از راه دور متفاوت است. ارتباط رضایت بخش است آنلاین امکان پذیر است. این در مورد انتخاب دستگاه همکاری ویدیویی مناسب و همچنین سخت افزاری با صدای با کارایی بالا است که می تواند نویز پس زمینه ناخواسته را بدون به خطر انداختن ظرافت های گفتگوی بلندگوها سرکوب کند – مانند “mmmm” و “aha” های کوچک که تفاوت بزرگی ایجاد می کنند. در جلسات ویدیویی احساس تا حد امکان طبیعی و واقعی است.
با این حال، هنوز هم فکر می‌کنم که به صرفه است که هر چند وقت یک بار حضوری دور هم جمع شویم.
2. از سازماندهی بررسی های فوق العاده کوتاه نترسید
یکی دیگر از تکنیک‌هایی که در آن سال‌های دور کاری اولیه برای ساختن پل استفاده می‌کردم این بود که سعی می‌کردم مکالمه‌های خنک‌کننده آبی را تا حد امکان تقلید کنم. من هم تیمی‌هایم را به تماس‌های ویدیویی کوتاه و بداهه دعوت می‌کنم – گاهی اوقات فقط 10 دقیقه طول می‌کشد – تا به طور غیررسمی چند ایده را مبادله کنند و از اخبار آخر هفته مطلع شوند.
البته جلسات تیمی طولانی تری و انفرادی را نیز برنامه ریزی می کردم و برای پرسیدن سوالات و آشنایی شخصی با همه وقت گذاشتم. اما ایجاد تعادل کلیدی است. گاهی اوقات کوتاه و شیرین دقیقاً همان چیزی است که لازم است، و هیچ چیزی شما را از انجام این کار در ویدیو باز نمی دارد. هم تیمی های شما به خاطر آن از شما تشکر خواهند کرد.
برای من در طول همه گیری همه گیر تعجب آور نبود که افراد زیادی خستگی زوم را تجربه کردند. مشکل زوم نبود. این بود که اکثر مردم در کار از راه دور تازه کار بودند و مدت زمان جلسه استانداردی را پیش‌فرض می‌کردند که هنگام برنامه‌ریزی جلسه ظاهر می‌شود.
طبق تجربه من، اگر یک ساعت وقت بگذارید، یک کار ناگزیر برای پر کردن آن ساعت گسترش می یابد.
3. مراقب مناطق زمانی باشید
هنگامی که از راه دور کار می کنید، بیشتر حواس تان به مناطق زمانی و ریتم های روزانه افراد در یک مفهوم کلی تر باشد – برای مثال زمانی که برای ناهار استراحت می کنند یا بچه های خود را از مدرسه می گیرند. هنگامی که از خانه کار می کنید، برای کار و زندگی شخصی شما بسیار آسان است که با هم محو شوند، اما این یک رویکرد پایدار برای دراز مدت نیست.
فقط یک لحظه زمان می برد تا از هم تیمی ها منطقه زمانی آنها را بپرسید و آن را یادداشت کنید، بنابراین تلاش کنید تا این کار را انجام دهید و درخواست های جلسه خارج از ساعت را فقط برای موارد اضطراری ذخیره کنید.
4. به زبان بدن و حالات چهره توجه زیادی داشته باشید
نکته دیگری که وقتی به سال‌های شکل‌گیری خود به عنوان یک کارگر ترکیبی نگاه می‌کنم به ذهنم می‌رسد این است که چگونه ویدیو را از طریق تلفن انتخاب می‌کنم، حتی اگر تجربه جلسه ویدیویی پر از دست‌انداز بود.
من به داده‌های تصویری تماس ویدیویی نیاز داشتم تا واقعاً بخوانم و بفهمم که تیمم چگونه کار می‌کنند – ابروی گره‌شده که می‌گوید “من استرس دارم” یا لبخند درخشانی که می‌گوید “من آماده‌ام آن روز را غنیمت بشوم”. به عنوان یک مدیر، باید از همه اینها آگاه باشید و بر اساس آن پاسخ دهید.
توانایی دیدن ریز عبارات افراد به وضوح تمرکز مهمی برای تولیدکنندگان سخت افزار ویدئویی نوآور است. روشنایی صفحه‌نمایش و جهت‌گیری صفحه‌نمایش تفاوت ایجاد می‌کند. اگرچه صفحه نمایش های افقی برای دسکتاپ ها و لپ تاپ ها عادی است، دستگاه های شخصی برای همکاری ویدیویی زمانی که به صورت عمودی هستند، به خودی خود دست می یابند و چهره گوینده را کاملا قاب می کنند. دستگاه های شخصی پرتره نیز دوربین را راحت تر در سطح چشم قرار می دهند.
گاهی اوقات این ساده ترین تغییرات است که بزرگترین تفاوت را ایجاد می کند.
5. 30 ثانیه بیشتر برای امضای روش قدیمی صرف کنید
نکته نهایی که باید به اشتراک بگذارم مربوط به خداحافظی است. تعداد شگفت انگیزی از مردم به سادگی در پایان جلسات ویدیویی ناپدید می شوند، غافل از اینکه این وضعیت برای کسانی که هنوز آنلاین هستند چقدر ناگهانی است.
روغن‌کاری چرخ‌های اجتماعی در حال حاضر به همان اندازه مهم است که همیشه بوده است. بنابراین، اگر می خواهید رابطه برقرار کنید، همان آداب و رسومی را که در زندگی واقعی انجام می دهید، دنبال کنید.
چند خوشگذرانی و آرزوهای خوب برای آن روز هیچ هزینه ای ندارد.
* * *
هنگامی که شما در حال هماهنگی و ارتباط موثر با یک تیم توزیع شده هستید، اصول اساسی مدیریت همچنان مانند یک دفتر است:
- به هم تیمی های خود اهمیت دهید.
- برای شناختن آنها در سطح انسانی وقت بگذارید.
- غریزه درونی خود را دنبال کنید.
تجربه شما از کار از راه دور در بیماری همه گیر هیچ شباهتی به آنچه امروز می تواند داشته باشد، نداشت، و تجربه قرنطینه شما فریادی حتی فراتر از تجربه من در سال 2007 است.
فقط سرمایه گذاری مناسب را روی دستگاه های همکاری ویدیویی نوآورانه انجام دهید که ارتباط انسانی را در مرکز و جلو قرار می دهد.
منابع بیشتر در مورد ارتباطات کاری از راه دور و ترکیبی
همکاری تیمی از راه دور: مزایا، معایب، ابزارها و مشکلاتی که حل می کند [Infographic]
چگونه با محل کار هیبریدی دائمی آینده سازگار شویم
روشی جدید برای کار از راه دور: ایمیل و IM کافی نیستند