آنچه در یک فرآیند RFP برای یک راه حل DAM انتظار می رود

گوش کن

جدید! به مقاله گوش دهید

انتخاب راه حل مدیریت دارایی های دیجیتال (DAM) از دریایی از فروشندگان می تواند بسیار طاقت فرسا باشد. اما لازم نیست باشد. شما می توانید هرج و مرج را با یک فرایند درخواست ساده (RFP) روشن کنید.

برای شروع ، مهم است که RFP خود را از RFI (درخواست اطلاعات) یا RFQ (درخواست نقل قول) تشخیص دهید. RFI قبل از RFP آمده و آموزش می دهد ، در حالی که RFQ پس از RFP می آید و در گزینه های قیمت گذاری تحقیق می کند.

RFP شما بر چگونگی برآوردن نیازها و چالش های سازمان شما با چگونگی برآوردن راه حل نرم افزاری – در این مورد ، DAM – متمرکز است.

در اینجا یک تجزیه ساده از یک فرایند RFP برای استفاده با هر فروشنده DAM ، به علاوه از کجا شروع می شود و چه چیزی انتظار می رود.

فرایند RFP چگونه است؟


یک فرایند RFP به زمان و منابع نیاز دارد. برای جلوگیری از هدر رفتن هر یک از این موارد ، به روش RFP خود به شیوه ای نزدیک شوید. برای طراحی فرآیند نیازی به مشاور Lean Six Sigma ندارید. فقط باید مطمئن شوید که نه مرحله مهم را برنامه ریزی و اجرا می کنید:

  1. یک تیم ذینفع تشکیل دهید
  2. تعیین معیارهای ارزیابی
  3. RFP خود را بنویسید
  4. یک لیست کوتاه فروشنده ایجاد کنید
  5. برای فروشندگان RFP صادر کنید
  6. س questionsالات فروشندگان را بپذیرید
  7. دریافت و ارزیابی بسته های RFP
  8. برنامه های نمایشی را برنامه ریزی کنید
  9. فروشنده منتخب را اعلام کنید
بهترین مقاله های جدید  HDMI ARC چیست ؟

اگر می خواهید به طور کامل به هر یک از این مراحل نگاه کنید ، می توانید این مقاله RFP عمیق را بخوانید.


اکنون که یک فرآیند ساده را برای دنبال کردن دارید ، بیایید به نحوه شروع کار و انتظارات در طول راه بپردازیم.

چگونه RFP خود را شروع کنیم

وقت آن است که انگشتان خود را روی کلیدها بگذارید و بنویسید. هیچ فرمول ایده آل برای نوشتن RFP وجود ندارد ، اما می توانید از بهترین شیوه ها (و این الگوی مفید RFP) برای اطمینان از جمع آوری اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری آگاهانه استفاده کنید.

در حین نوشتن ، به جای ساختن چک لیست ، روی جمع آوری سناریوها تمرکز کنید. داستانهای کاربر را در مورد مشکلاتی که باید در سازمان خود حل کنید ایجاد کنید. 3-5 داستان ارائه دهید که بزرگترین چالش هایی را که می خواهید یک سیستم DAM حل کند ، برجسته می کند. از آنجا ، فروشندگان شما می توانند توضیح دهند که ویژگی های آنها چگونه نیازهای شما را برآورده می کند.

با شرکای داخلی در بازاریابی ، خلاقیت ، ارتباطات ، فناوری اطلاعات ، ویدئو و دیگران تماس بگیرید تا مطمئن شوید که سناریوهای خود را بصورت جامع و دقیق ارائه کرده اید. به احتمال زیاد کسی قطعات حیاتی برای اضافه کردن دارد – حتی یک مورد کاملاً جدید – که می تواند به انتخاب راه حل DAM شما کمک کند.

همچنین زمان خود را صرف فکر کردن در مورد سناریوهای آینده کنید: سال آینده چه نوع DAM نیاز دارید؟ در پنج سال؟

بهترین مقاله های جدید  قیمت یخچال فریزر - خرید یخچال و فریزر اقساطی با بهترین قیمت

به تحقیقات و بررسی های Gartner ، Forrester ، G2 Crowd و Capterra نگاه کنید تا ببینید دیگران برای نیازهای فعلی و آینده خود به چه سیستم هایی متکی هستند. اگر برنامه های رشد خود را در نظر بگیرید ، RFP شما را در سطح پیشرفت قرار می دهد و با پیشرفت کسب و کار خود موفق می شوید.

هنگامی که شروع خوبی در نوشتن RFP خود داشتید ، وقت آن است که آن را عملی کنید. در اینجا چند مورد رایج از بقیه مراحل RFP شما وجود دارد.

آنچه از فرایند RFP و فراتر از آن انتظار دارید

در ابتدای فرآیند RFP ، ناگزیر کسی می پرسد ، “آیا واقعاً ما نیاز به گذراندن همه اینها داریم؟” و صادقانه بگویم ، در واقع س goodال خوبی است. اگر پروژه شما کوچک است و به دنبال قابلیت های اولیه DAM هستید ، ممکن است نیازی به انجام RFP کامل نداشته باشید. وقتی از قبل با برخی از گزینه های DAM آشنا هستید ، می توانید چند مکالمه ساده فروشنده ، نسخه ی نمایشی و جلسه آزمایشی داشته باشید.

اما اگر روند RFP خود را ادامه دادید ، مطمئن شوید که یک جدول زمانی واقع بینانه برنامه ریزی کرده اید. شما باید با ذینفعان ملاقات کنید ، منتظر پاسخ فروشندگان باشید ، پیشنهادات را بررسی کنید و در حین کار RFP خود را اصلاح کنید. کل فرایند RFP حداقل هشت هفته طول می کشد – اغلب بیشتر.

فراتر از آن ، ‘مردم تمایل دارند یک نکته مهم را فراموش کنند: پایان یک فرایند موفق RFP با یک گام دیگر همراه است – مدیریت تغییر.

بهترین مقاله های جدید  هدرز پراید یورو 4 فولادی - اگزوز خودرو مشهد

پس از انتخاب فروشنده جدید و اعلام شریک DAM خود ، باید راه حل جدید DAM را به شرکت خود معرفی کنید. برای آن زمان برنامه ریزی کنید و اهداف را به طور کامل با تیم های مناسب در ارتباط پیش ببرید.

جعبه ابزار ارزیابی DAM

مهم نیست کجا در فرایند RFP هستید ، هنگام ارزیابی راه حل های احتمالی DAM خود ، داشتن کمک متخصص مفید است. آیا همه چالش هایی را که می خواهید پلت فرم DAM آنها را حل کند ، پوشش داده اید؟ آیا می دانید یک سیستم DAM چگونه در اکوسیستم فناوری شما قرار می گیرد؟

در اینجا برخی از راهنمایی های شما برای پاسخگویی به این س questionsالات آمده است: کافی است مجموعه ابزارهای ارزیابی DAM را بارگیری کنید تا الگوها ، نکات و تمریناتی را بیابید که به شما کمک می کند تا یک فرآیند RFP جامع ایجاد کنید و پلت فرم DAM بعدی خود را بیابید.