جدید! به مقاله گوش دهید
اکثر متخصصان روابط عمومی و بازاریابی این قانون کلی را برای رویدادها درک می کنند: “تحلیلگران را با مشتریان، مطبوعات را با تحلیلگران، یا مشتریان را با مطبوعات مخلوط نکنید.” اما در حوزه رویدادهای مجازی، این قوانین می توانند متفاوت باشند.
مدار رویداد مجازی – پدیده‌ای در حال رشد که توسط COVID-19 شتاب گرفته و چشم‌انداز دیجیتالی به سرعت در حال گسترش است – جایی است که رسانه‌ها، تحلیلگران و مشتریان گرد هم می‌آیند. با مزایای گسترده تجارت و پوشش مطبوعاتی آینده نگر، سرمایه گذاری از فرصت رویداد مجازی گام بعدی برای سازمان های B2B است.
حالا اشتباه نکنید: محیط کار مجازی بدون چالش نبوده است. پارس کردن سگ‌ها، بچه‌هایی که جیغ می‌کشند، و میکروفون‌های بی‌صدا همگی به ذهن می‌رسند. اما برای صنعت رویدادها، مزایا فوق‌العاده بوده است و شرکت‌ها رشد تجاری گسترده‌ای را در وبینارهای صنعتی، میزگردها، کنفرانس‌های تمام‌مقیاس، و معرفی محصولات گزارش کرده‌اند، بدون اینکه به افزایش سهولت شبکه و ارتباطات اشاره کنیم.
با این حال، برخی از شرکت‌های B2B باید استراتژی رویداد مجازی خود را برای اطمینان از تجربه خوب شرکت‌کنندگان تنظیم کنند. تحقیقات شرکت Integrate نشان می‌دهد که 58 درصد از بازاریابان در ایالات متحده و بریتانیا گفتند که اگر می‌خواهند به اهداف خود برسند و موفقیت مطمئنی داشته باشند، در طول انتقال به فضای مجازی نیاز به بازنگری در استراتژی رویدادها دارند.
اینجا در IBA، از زمان شیوع بیماری همه‌گیر درگیر رویدادهای مجازی بوده‌ایم – عمدتاً از زاویه فهرست مطبوعات. ما شرکت‌کنندگان در رسانه‌ها را کمی متفاوت از شرکت‌کنندگان معمولی مدیریت می‌کنیم، اما اصل یکسان است: قبل، در طول و بعد از رویداد، هنوز باید به خوبی از آنها مراقبت شود.
فرصت به حداکثر رساندن استراتژی‌های روابط عمومی رویدادها فرا رسیده است، بنابراین در اینجا چهار حوزه متمرکز برای سازمان‌های B2B وجود دارد تا از برگزاری یک رویداد مجازی برای شرکت‌کنندگان رسانه اطمینان حاصل شود.
1. رویدادهای مجازی بر آمادگی تکیه دارند
رویدادهای حضوری اغلب به ماه‌ها تدارکات سخت و برنامه‌ریزی پیاده‌سازی – گاهی تا شش ماه – برای آماده‌سازی برای “زمان نمایش” نیاز دارند. آمادگی برای رویدادهای آنلاین متفاوت است زیرا هیچ پیچیدگی مکان یا تدارکات وجود ندارد. این به سازمان های B2B اجازه می دهد تا بر تولید محتوای روشنگر تمرکز کنند تا از استقبال خوب شرکت کنندگان رسانه اطمینان حاصل کنند.
اما همه آماده سازی حذف نمی شود. زمان پاسخگویی کافی از رسانه ها باید در نظر گرفته شود، بنابراین 1 تا 2 ماه سخاوتمندانه برای پاسخگویی به پاسخ های خبرنگاران باید اطمینان حاصل شود که تعداد خوبی از اهداف ایمن هستند.
سازماندهی حفظ مخاطب را افزایش می دهد و حتی تعامل قبل از رویداد را ارتقا می دهد. رویدادهای مجازی دامنه جغرافیایی را گسترش می‌دهند و برای روزنامه‌نگارانی که ممکن است هرگز نتوانسته‌اند وقت بگذارند و در یک رویداد حضوری شرکت کنند، دسترسی گسترده‌ای را ارائه می‌دهد.
پس از ثبت نام، ارسال دعوت‌نامه‌ها و ایمیل‌های پیگیری به‌موقع همراه با جزئیات دسترسی، با مشخص‌تر شدن دستور کار رویداد، اطمینان حاصل می‌کند که روزنامه‌نگاران درگیر و مجهز به اطلاعات ضروری منتهی به تاریخ هستند.
2. فناوری به رسانه‌ها اجازه می‌دهد تا «بررسی» را انجام دهند
روزنامه‌نگاران به دلیل ضرب‌الاجل‌های فشرده و برنامه‌های پرمشغله‌شان شناخته می‌شوند، به این معنی که حضور زنده همیشه یک گزینه نیست، علی‌رغم تلاش‌های شما برای ارسال دعوت‌نامه‌ها از ماه‌ها قبل. در دسترس قرار دادن جلسات به صورت درخواستی به خبرنگارانی که تقویم‌های شلوغ یا فاصله زمانی کوتاهی دارند کمک می‌کند.
امکان مشاهده ضبط در اوقات فراغت روزنامه نگاران را قادر می سازد تا اطلاعات مهم را هضم کنند، یادداشت های تخصصی بگیرند و با موضوعی که مناسب است آشنا شوند. برای رویدادهای بین‌المللی، از آنجایی که روزنامه‌نگاران در مناطق زمانی مختلف به میل خود به جلسات دسترسی پیدا می‌کنند، این کمک می‌کند تا دسترسی شما را حتی بیشتر کنید.
اما مزایای آن فقط به مخاطبان رسانه محدود نمی شود. بخش‌های بازاریابی این فرصت را دارند که محتوای بعدی را برای ارائه رسانه‌های پس از رویداد ایجاد کنند و می‌توانند اشکال مختلفی از محتوا را از رویدادهای زنده و درخواستی ایجاد کنند. به عنوان مثال، جلسات رهبری فکری را می توان در قالب پست وبلاگ یا مقاله، و همچنین به صورت صریح، برای ایجاد پوشش و قرار گرفتن در معرض رویداد اضافی نوشت.
3. از شکست رسانه ای اجتناب کنید—از داشبوردهای مجازی به نفع خود استفاده کنید
یک سوال چالش برانگیز از یک روزنامه نگار می تواند منجر به یک سکوت ناخوشایند، یک پاسخ بد کلمه و یک داستان رسانه ای نامطلوب در روز بعد شود.
برای جلوگیری از آن لحظات، از داشبورد مجازی استفاده کنید. داشبوردهای مجازی دارای فضاهایی برای سؤالات ارسال شده به صورت آفلاین هستند، بنابراین گوینده می تواند آنها را زودتر از موعد بخواند و آماده شود. روزنامه‌نگاران احتمالاً پاسخ‌های آگاهانه‌تر و دقیق‌تری از پاسخ‌دهنده دریافت می‌کنند، خواه مدیر بازاریابی، متخصص شرکت یا تیم روابط عمومی.
این نیز جایی است که کنترل پیام وارد می شود. دانستن سوالات و ارائه پاسخ آماده به این معنی است که می توانید پیام شرکت خود را با یک نشریه یا رسانه خاص تطبیق دهید.
شما هرگز نمی توانید به طور کامل روزنامه نگاری را کنترل کنید، اما مدیریت فرآیند پرسش و پاسخ به این روش می تواند کمک زیادی به جلوگیری از هرگونه گزارش نادرست کند.
4. این همه در محتوا است
ایجاد محتوای جذاب همیشه یک ضرورت رویداد بوده است، اما در دنیای مجازی چیزی بیش از فریب دادن و حفظ توجه مطبوعات است. این بیشتر در مورد ایجاد یک محیط تفکر برانگیز و به اشتراک گذاری دانش برای ایجاد یک داستان “باید” برای شرکت کنندگان در رسانه ها است تا در مورد آن بنویسند.
پیش ضبط محتوا به این معنی است که بهترین تجربه ممکن را برای رسانه فراهم کنید و در عین حال اطمینان حاصل کنید که کنترل پیام هایی را که می خواهید آنها بشنوند حفظ می کنید.
حواس پرتی، به خصوص در شرایط کاری از راه دور، امری مسلم است. برای روزنامه‌نگارانی که در خانه یا خارج از دفتر وارد می‌شوند، چند کلمه به‌خوبی انتخاب‌شده به شما کمک می‌کند، و مهم است که جلسات کوتاه، جلب توجه و مختصر باشد.
ناوبری آسان نیز ضروری است. می‌تواند به شرکت‌کنندگان کمک کند تا روی جزئیاتی که برایشان مهم‌تر است تمرکز کنند و اجازه دهد که سؤالات خاص علامت‌گذاری شوند. تعاملی نگه داشتن چیزها می تواند به معنای فیلم ها، انیمیشن ها و گرافیک های از پیش ضبط شده باشد، اما کوتاه و شیرین کردن آنها باعث می شود شرکت کنندگان رسانه بر پیام شما متمرکز شوند و تأثیری ماندگار بر جای بگذارند و سوالات مصاحبه بعدی را ایجاد کنند.
استراتژی روابط عمومی رویداد جامد به معنای پوشش رسانه ای بیشتر است
COVID یا نه، رویدادهای مجازی برای درازمدت اینجا هستند، و مزایای روابط عمومی آنها خود گویای آن است.
کنترل پیام بهبود یافته و به طیف گسترده‌ای از مخاطبان رسانه‌ای که فرصت‌های بیشتری برای حضور و پیگیری مطالبات ارائه شده است، گسترش می‌یابد.
با حذف پیچیدگی تدارکات و مکان از معادله، شرکت کنندگان از سراسر جهان می توانند به آن ملحق شوند و به گسترش پوشش رسانه ای به مجموعه گسترده تری از نشریات نسبت به گذشته کمک کنند.
منابع بیشتر در مورد استراتژی روابط عمومی رویداد مجازی
چگونه از شرکت کنندگان برای بهبود استراتژی رویداد مجازی خود نظرسنجی کنیم [Sample Questions and Metrics]
رویدادهای مجازی B2B: 12 راه برای اطمینان از تأثیرگذاری و افزایش رشد خط بالا
رویدادهای مجازی: 18 روش برای موفقیت در تعامل مجازی و اثبات ارزش برای حامیان رویداد