شکاف محل کار ترکیبی را با ابزارهای همکاری مناسب پر کنید

محل کار امروزی به طور فزاینده‌ای توسط محیط‌های ترکیبی تعریف می‌شود که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد از استعدادهای بسیار فراتر از بازار محلی خود استفاده کنند.

کارمندان اغلب در تیم‌های توزیع‌شده که شامل اعضایی از مکان‌های فیزیکی مختلف هستند، ترکیب می‌شوند. در بسیاری از موارد، تیم ها از مرزهای ایالتی و ملی عبور می کنند تا نیروی کار واقعاً متنوعی را ایجاد کنند که به یک هدف تجاری مشترک اختصاص یافته است.

تیم های توزیع شده با نوآوری هایی در فناوری امکان پذیر می شوند که به اعضای تیم اجازه می دهد منابع را به اشتراک بگذارند و بدون نیاز به قرار گرفتن در یک مکان فیزیکی با یکدیگر همکاری کنند.

اگرچه بسیاری از ابزارهای همکاری در دسترس هستند، تطبیق نرم افزار مناسب با نیازهای گروه می تواند به معنای تفاوت بین بهره وری طولانی مدت و ناامیدی مخرب باشد.

چالش های منحصر به فرد تیم های توزیع شده و نیروی کار ترکیبی

چه اعضای تیم توزیع شده بخشی از یک نیروی کار ترکیبی یا کاملا مجازی باشند، آنها در مقایسه با تیم های حضوری با چالش های منحصر به فردی در کار مشترک روبرو هستند.

برای مثال، ارتباطات باید بسیار دقیق تر و دقیق تر باشد. دستورالعمل ها و انتظارات را نمی توان مبهم رها کرد زیرا ممکن است به سرعت به جزئیات بیشتری دست یابید – به خصوص اگر اعضای تیم بر اساس مناطق زمانی از هم جدا شوند.

اگرچه تیم‌های ترکیبی و مجازی اغلب کانال‌های ارتباطی زیادی (مانند ایمیل، برنامه‌های پیام‌رسانی یا نرم‌افزارهای مدیریت کار) در دسترس دارند، اما ممکن است همه از آن‌ها به‌طور یکسان استفاده نکنند و به راحتی جزئیات مهم را از دست بدهند.

در نتیجه چالش های ارتباطی، بسیاری از کارمندان از راه دور به جای همکاری با سایر اعضای تیم، در انزوا کار می کنند. اگرچه این ممکن است از دیدگاه فردی راه حل خوبی به نظر برسد، اما از دستیابی تیم ها به پتانسیل کامل خود جلوگیری می کند زیرا بسیاری از کارها بیش از یک بار انجام می شود (یا دوباره انجام می شود).

حتی اگر افزونگی‌ها به حداقل برسند، اغلب به نظر می‌رسد که تحویل نهایی به جای اینکه به‌عنوان یک پروژه منفرد و منسجم تکمیل شود، از منابع متفاوت با هم ترکیب شده است.

چهار چالش رایج بهره وری با ابزارهای همکاری

اگرچه تیم‌های توزیع‌شده به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا از استعدادهای سراسر جهان استفاده کنند، اما گرد هم آوردن این افراد در یک محیط مجازی سازنده می‌تواند بدون وجود ابزارهای نرم‌افزاری مناسب، دشوار باشد. این ابزارها باید به تیم ها کمک کنند تا بر مشکلات رایج مرتبط با کار ترکیبی و از راه دور غلبه کنند.

متأسفانه، سازمان‌ها گاهی اوقات سعی می‌کنند با استفاده از برنامه‌ها برای وظایف و فرآیندهایی که برنامه‌ها واقعاً برای انجام آن‌ها طراحی نشده‌اند، دست پیدا کنند. این منجر به اتلاف وقت و ناامیدی می شود زیرا کارمندان به طور مداوم سعی می کنند یک میخ مربع را به یک سوراخ گرد وارد کنند.

در اینجا چهار چالش وجود دارد که اغلب با وجود ابزارهای همکاری اشتباه بدتر می شوند.

1. سردرگمی

بهره وری و کارایی به شدت به دانستن کارمندان و نحوه دسترسی به منابعی که برای انجام مسئولیت های خود نیاز دارند بستگی دارد. وقتی ابزارهای نرم‌افزاری یافتن منابع را دشوار می‌کنند، افراد در نهایت زمان ارزشمندی را صرف جستجوی چیزهایی می‌کنند که نیاز دارند به جای انجام کار سازنده.

هرکسی که ساعت‌ها یا حتی بیشتر از پوشه‌های مختلف Google Drive یا SharePoint را در جستجوی دارایی دیجیتال گذرانده باشد، می‌داند که سردرگمی چقدر می‌تواند بر همکاری کارآمد تأثیر بگذارد.

2. اختلال در گردش کار

ابزارهای همکاری خوب مدیریت وظایف را در یک گردش کاری برای کارمندان آسان می کند، که این امر زمان صرف شده برای جابجایی منابع بین برنامه ها را کاهش می دهد.

همانطور که افراد بیشتری درگیر یک کار می شوند، حفظ یک گردش کار ساده اهمیت بیشتری پیدا می کند. هنگامی که اعضای تیم مجبورند به طور مداوم دارایی ها را بین برنامه ها جابجا کنند و آنها را از مکان های ذخیره سازی مختلف بیرون بکشند، احتمال اینکه مشکلی پیش بیاید بیشتر است، خواه فایلی باشد که در جای خود قرار ندارد یا یک کار کلیدی که نادیده گرفته شده و تکمیل نشده است.

علاوه بر ایجاد سردرگمی بیشتر، اختلال در گردش کار حفظ یک منبع واحد از حقیقت برای دارایی ها را دشوار می کند.

3. کنترل نسخه

یکی از بزرگترین چالش های همکاری همیشه کنترل نسخه بوده است. وقتی چندین نفر روی یک پروژه کار می کنند، بسیار مهم است که همه بدانند کدام نسخه از دارایی به روزترین است.

اگرچه برنامه‌های Cloud با حذف ذخیره‌سازی فایل‌های محلی تا حدودی این کار را آسان‌تر کرده‌اند، اما اگر مدیریت یا کار با دارایی‌های درون پلتفرم سخت باشد، در واقع می‌توانند مشکل را بدتر کنند. این افراد را تشویق می‌کند تا راه‌حل‌ها و فرآیندهای خود را ایجاد کنند، مانند کپی کردن فایل‌ها و اشتراک‌گذاری آن‌ها در پلتفرم‌های جداگانه.

4. امنیت

ابزارهای همکاری ضعیف علاوه بر تضعیف بهره‌وری، خطرات امنیتی زیادی ایجاد می‌کنند.

وقتی ابزارهای نرم‌افزاری انجام کارهای روتین را دشوار می‌کنند، اکثر مردم با توسعه سیستم انجام کارها خود پاسخ می‌دهند. متأسفانه، حذف دارایی ها و فرآیندهای کاری از یک برنامه کاربردی، دومی و اولی را در معرض یک محیط باز و بالقوه در معرض خطر قرار می دهد.

اگر شخصی یک نسخه از دارایی را در دستگاهی که به بدافزار آلوده شده است دانلود کند، آن فایل به راحتی می تواند به عنوان یک بردار برای یک نقض امنیتی پرهزینه در لحظه آپلود مجدد یا ارسال آن برای یکی دیگر از اعضای تیم عمل کند.

تقویت بهره وری با نرم افزار DAM

تیم‌های توزیع‌شده که به‌شدت با دارایی‌های رسانه‌های دیجیتال، مانند تصاویر با وضوح بالا، فایل‌های صوتی و ویدیو کار می‌کنند، می‌توانند با اجرای راه‌حل مدیریت دارایی دیجیتال (DAM) که برای گردش کار و نیازهای همکاری خاص آنها طراحی شده است، از چالش‌های بهره‌وری جلوگیری کنند.

برخلاف اکثر سیستم‌های مدیریت دارایی، نرم‌افزار DAM با در نظر گرفتن دارایی‌های بصری ایجاد شد تا تیم‌های مشترک بتوانند منابع مورد نیاز خود را به سرعت پیدا کرده و به آنها دسترسی داشته باشند و آنها را به طور یکپارچه در یک جریان کاری ادغام کنند.

برای مثال راه حل DAM Canto به سازمان ها اجازه می دهد تا پورتال های اختصاصی برای به اشتراک گذاری دارایی ها بین تیم های توزیع شده و سهامداران مختلف راه اندازی کنند. ویژگی‌های سازمانی، جستجوی محتوا را آسان می‌کند و ادغام‌های گسترده، فرآیند دشوار انتقال فایل‌ها از یک برنامه به برنامه دیگر را حذف می‌کند. از آنجایی که دارایی ها در پلتفرم Canto ذخیره می شوند، حفظ کنترل دقیق نسخه و ایمن نگه داشتن داده های حساس بسیار آسان تر است.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چگونه راه حل نوآورانه DAM Canto می تواند به نیروی کار ترکیبی شما کمک کند بهره وری خود را افزایش دهد و زمان بیشتری را صرف ایجاد محتوای نوآورانه کند که برند شما را می سازد، امروز برای یک آزمایش رایگان ثبت نام کنید.